Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

Deze privacyverklaring gaat over persoonsgegevens die Helie Services B.V. verwerkt via helieservices.nl, bij contact en bij de voorbereiding en uitvoering van bezorgopdrachten.

1. Wie is verantwoordelijk?

Helie Services B.V.
Winschoterweg 1-10, 9723 CG Groningen
KvK 99115301
E-mail: info@helieservices.nl
Telefoon: 06 4898 3216

2. Welke gegevens gebruiken we?

Bij het gewone contactformulier vragen we je voor- en achternaam en e-mailadres. Je kunt ook een bericht meesturen. In de aanvraaghulp kun je daarnaast je bedrijfsnaam, telefoonnummer, ophaal- of bezorgplaats, gewenste datum, aantallen en een omschrijving invullen. De aanvraaghulp geeft aan welke velden optioneel zijn.

Bij een opdracht kunnen ook contactgegevens van ontvangers, afhaal- en afleveradressen, planningsgegevens en factuurgegevens nodig zijn. Geef alleen gegevens door die voor je aanvraag of opdracht relevant zijn. Voor het technisch aanbieden van de website worden onder meer je IP-adres en browsergegevens verwerkt.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken je gegevens om vragen te beantwoorden, een offerte voor te bereiden, afspraken te maken en opdrachten uit te voeren. Als je zelf de contractspartij bent, is de grondslag het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Bij contactpersonen van bedrijven gebruiken we noodzakelijke gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijk contact te onderhouden en de opdracht te organiseren. Daarbij moeten jouw belangen en privacy worden meegewogen.

Voor de financiële administratie verwerken we noodzakelijke gegevens op grond van wettelijke verplichtingen. Technische gegevens verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website beschikbaar en veilig te houden, storingen te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. Daarbij beperken we de gegevens tot wat daarvoor nodig is. Aanvragen via het contactformulier zijn geen aanmelding voor een nieuwsbrief.

4. Contactformulier en aanvraaghulp

Het gewone contactformulier verstuurt de ingevulde gegevens per e-mail naar Helie Services. De gebruikte WPForms Lite-instellingen slaan geen formulierinzendingen in een aparte WordPress-formulierdatabase op. De aanvullende Lite Connect-back-up is uitgeschakeld. De ontvangen e-mails vallen wel onder onze bewaartermijnen.

De aanvraaghulp maakt in je browser een dienstvoorstel en een bewerkbaar bericht. Je controleert en verstuurt het bericht zelf. Wanneer je WhatsApp opent, wordt de tekst in de link aan WhatsApp doorgegeven; verzending naar Helie Services rond je vervolgens zelf af. De e-mailknop opent je eigen e-mailprogramma. De hulp bevestigt geen boeking en neemt geen besluit met juridische gevolgen.

5. Met wie worden gegevens gedeeld?

Onze hostingprovider Hostinger verwerkt websitegegevens en technische verbindingsgegevens om de website en het formulier aan te bieden. Formulierberichten en verdere correspondentie worden verwerkt via onze e-maildiensten, waaronder Gmail van Google. Daarbij ontvangt Google de berichtinhoud en de afzender- en ontvangergegevens. Kies je voor WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp/Meta onder meer je account-, contact- en verbindingsgegevens volgens het eigen privacybeleid. Je kunt ons ook bellen of e-mailen.

Deze leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Hostinger beschrijft de toepasselijke Europese modelcontractbepalingen in zijn verwerkersvoorwaarden. Google beschrijft het gebruik van adequaatheidsbesluiten, het EU–VS Data Privacy Framework en waar nodig modelcontractbepalingen in zijn kaders voor gegevensdoorgifte. WhatsApp licht zijn doorgiften en waarborgen toe in het privacybeleid voor de EER. Via deze pagina’s kun je informatie over de waarborgen en kopieën van de genoemde bepalingen vinden of opvragen. Je kunt hierover ook contact met ons opnemen.

Voor een bezorgopdracht kunnen noodzakelijke adres- en contactgegevens worden gedeeld met de chauffeur of uitvoerende vervoerder. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan een administratieve dienstverlener of een bevoegde instantie wanneer dit voor de administratie of een wettelijke verplichting nodig is.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Aanvragen zonder opdracht: losse contact- en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen we uiterlijk 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Dit geldt ook voor de bijbehorende e-mails en WhatsApp-berichten. Alleen gegevens die nog nodig zijn voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting bewaren we langer, tot dat doel vervalt.

Uitgevoerde opdrachten: operationele bezorggegevens bewaren we zolang nodig voor uitvoering en afrekening. Bij een klacht of geschil bewaren we uitsluitend de relevante gegevens totdat de afhandeling is afgerond en deze niet meer nodig zijn voor een vordering of verweer. De bewaartermijn hangt dan af van de aard van de opdracht, het verloop van het geschil en de toepasselijke verjaringstermijn.

Voor fiscale basisgegevens geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Deze termijn begint wanneer de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Deze fiscale bewaarplicht geldt niet automatisch voor iedere losse websiteaanvraag.

Technische gegevens en back-ups: de bewaartijd wordt bepaald door wat nodig is voor het onderzoeken van storingen of beveiligingsincidenten en het herstellen van gegevens. Relevante loggegevens kunnen tijdens een incidentonderzoek langer nodig blijven. Eventuele back-upkopieën verdwijnen volgens de overschrijfcyclus van de gebruikte dienst. Deze kopieën zijn bedoeld voor herstel, niet voor nieuw gebruik van verwijderde aanvragen.

7. Cookies en externe onderdelen

De website gebruikt WordPress. Beheerders kunnen cookies krijgen voor inloggen en voorkeuren. WPForms Lite gebruikt volgens de leveranciersdocumentatie geen gebruikerscookies voor de formulierfuncties die hier worden gebruikt.

De websitelettertypen worden vanaf onze eigen server geladen. De ongebruikte Hostinger Reach-integratie voor e-mailmarketing is uitgeschakeld. WhatsApp en andere externe websites worden via gewone links geopend. Vanaf dat moment gelden ook de privacy- en cookie-instellingen van die dienst. Je kunt cookies via je browser beheren of verwijderen.

8. Je privacyrechten

Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je hebben, onjuiste gegevens laten corrigeren en onder de voorwaarden van de AVG verzoeken om verwijdering, beperking of overdracht. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming weer intrekken.

Mail je verzoek naar info@helieservices.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; we laten dat dan binnen de eerste maand weten. We kunnen je identiteit controleren met zo min mogelijk aanvullende gegevens. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging en wijzigingen

De website gebruikt een HTTPS-verbinding en het beheer vereist een inlog. Heb je aanwijzingen dat persoonsgegevens niet goed zijn beschermd, neem dan contact met ons op. Als onze werkwijze verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst is bijgewerkt.